Metody archiwizacji dokumentów w domu i w biurze są bardzo podobne oraz wymagają zastosowania podobnych artykułów biurowych. Ważne dokumenty powinny być przechowywane w formie papierowej, w segregatorze. Natomiast mniej istotne pisma można przechowywać w formie elektronicznej na komputerze.
Coraz częściej w biurach stosuje się metodę archiwizowania dokumentów polegającą na wykonywaniu kopii elektronicznych w formacie .pdf powstających po zeskanowaniu dokumentu przy pomocy skanera i zapisaniu go na dysku komputera danego pracownika. Pozwala to na wykonanie kopii zapasowych papierowych dokumentów, na wypadek ich utraty. Podobną metodę można stosować w domu, choć trzeba przyznać, że jest ona czasochłonna. Każdy dokument musi być zeskanowany i zapisany w osobnym pliku, aby w razie potrzeby było możliwe jego łatwe odnalezienie.
Segregator ze zarchiwizowanymi dokumentami
Dokumenty archiwalne to takie, które na dany moment nie są już potrzebne, ale może się okazać, że będą potrzebne w przyszłości, np. w ramach kontroli skarbowej, albo w ramach dochodzenia roszczeń przez posiadacza dokumenty (umowy). Dokumenty archiwalne powinny być posegregowane według określonego porządku – najczęściej dokumenty są segregowane w porządku chronologicznym, albo alfabetycznym. Tego typu dokumenty powinny być przechowywane w formie papierowej, pogrupowane w koszulkach foliowych (np. deklaracje podatkowe z danego roku, umowa z załącznikami). Układanie w porządku chronologicznym ułatwi późniejsze pozbycie się dokumentów. Po upływie terminu przedawnienia roszczeń lub zobowiązań podatkowych można łatwo znaleźć dokumenty, których dalsze przechowywanie nie jest już konieczne i zrobić miejsce na nowe dokumenty. Dokumenty mogą być pogrupowane latami, np. przy założeniu, że jeden segregator jest przeznaczony na dany, konkretny rok.
Skanowanie dokumentów
Dokumenty, które nie są bardzo istotne, ale należy mieć ich kopię, powinny być przechowywane choćby w formie elektronicznej. Do tej grupy należą między innymi:
- korespondencja z urzędami w sprawach zakończonych wydaniem decyzji
- akta sądowe w sprawach zakończonych wydaniem wyroku
- korespondencja związana z prowadzeniem negocjacji ugodowych zakończonych zawarciem ugody
- pisma związane z prowadzeniem negocjacji umownych zakończonych zawarciem umowy
O ile decyzje, wyroki, ugody i umowy powinny być przechowywane w wersji papierowej w formie odpisów, wypisów lub oryginałów (odpisy i wypisy urzędowo poświadczone mają walor oryginału), o tyle wyżej wymieniona dokumentacja może być przechowywana w formie elektronicznej po zawarciu ugody lub umowy, albo po uprawomocnieniu się decyzji lub wyroku. Kiedy klamka zapadła, warto mieć dokumentację w formie elektronicznej (kopie), które w razie podważania treści ugody lub umowy, albo wznowienia postępowania administracyjnego bądź sądowego będzie można wykorzystać.
Oddanie dokumentów do archiwum
Pracodawcy zazwyczaj nie przechowują dokumentacji pracowniczej w zakładzie pracy – siedzibie przedsiębiorstwa. Przeważnie oddają dokumentację do archiwum. Podobnie postępują urzędy. Osoby prywatne raczej nie mają takiej potrzeby. Nie byłoby to dla nich opłacalne. Za usługi archiwum państwowych trzeba zapłacić stosowną opłatę.
Podsumowanie
Podsumowując powyższe rozważania można zatem wyróżnić trzy główne metody archiwizowania dokumentów – przechowywanie dokumentów w segregatorach, w formie papierowej, w koszulkach foliowych, wykonywanie kopii elektronicznych za pomocą skanera i zapisanie ich na dysku lub w chmurze zabezpieczonej hasłem, a także przekazanie dokumentów do archiwum. W warunkach domowych sprawdzą się głównie dwie z pierwszych wymienionych metod. W przypadku przedsiębiorców może okazać się konieczne skorzystanie z usług archiwum.
Artykuł nadesłany przez sklep inkhouse.pl
