W praktyce jednak nowe przepisy budzą wiele pytań – zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców. Jakie prawa i obowiązki wynikają z pracy zdalnej? Jakie warunki musi spełnić pracodawca, by zgodnie z prawem zlecić pracę zdalną? I wreszcie – jakie uprawnienia ma pracownik?
Czym właściwie jest praca zdalna według Kodeksu pracy?
Zgodnie z art. 67¹⁸ Kodeksu pracy, praca zdalna to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy – w miejscu uzgodnionym przez obie strony, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Może być to dom pracownika, miejsce tymczasowego pobytu lub inne wskazane i zaakceptowane przez pracodawcę miejsce.
Praca zdalna może przybrać różne formy – całkowitą (pracownik wykonuje obowiązki wyłącznie zdalnie) lub hybrydową (częściowo w biurze, częściowo w domu). Nowe przepisy przewidują też możliwość tzw. pracy zdalnej okazjonalnej – do 24 dni w roku, bez konieczności zawierania odrębnego porozumienia.
Ustalenie zasad pracy zdalnej
Praca zdalna nie może być jednostronną decyzją pracodawcy – co do zasady wymaga porozumienia z pracownikiem. Zasady jej wykonywania powinny zostać określone w:
- regulaminie pracy zdalnej,
- porozumieniu między pracodawcą a przedstawicielami pracowników,
- indywidualnym porozumieniu z pracownikiem, jeśli w firmie nie funkcjonują związki zawodowe.
Regulamin powinien zawierać m.in. sposób porozumiewania się stron, zasady kontroli wykonywania obowiązków, wymogi dotyczące bezpieczeństwa i ochrony danych, a także sposób pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną.
Brak takiego dokumentu lub jego nieprawidłowe przygotowanie może prowadzić do naruszeń przepisów prawa pracy. Dlatego przedsiębiorcy z Warszawy i okolic coraz częściej korzystają z pomocy prawnika, np. adwokata z Pułtuska, który opracowuje regulaminy pracy zdalnej zgodne z wymogami ustawowymi i potrzebami organizacji.
Obowiązki pracodawcy wobec pracownika zdalnego
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła szereg nowych obowiązków po stronie pracodawcy. Przede wszystkim pracodawca musi:
- zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia potrzebne do wykonywania pracy (np. komputer, oprogramowanie, telefon),
- pokryć koszty energii elektrycznej i dostępu do Internetu,
- zagwarantować odpowiedni poziom bezpieczeństwa i ochrony danych,
- przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego oraz szkolenie BHP dostosowane do pracy zdalnej,
- umożliwić kontrolę warunków pracy zdalnej (po wcześniejszym uzgodnieniu terminu).
Pracodawca może też uzgodnić z pracownikiem ryczałtowy zwrot kosztów ponoszonych w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Wysokość ryczałtu powinna uwzględniać realne zużycie energii i usług telekomunikacyjnych.
Prawa i obowiązki pracownika
Pracownik wykonujący obowiązki w trybie zdalnym ma takie same prawa jak pracownik pracujący stacjonarnie. Oznacza to, że przysługują mu te same świadczenia, urlopy i przerwy, a czas pracy jest ewidencjonowany w identyczny sposób.
Jednocześnie pracownik zobowiązany jest:
- przestrzegać zasad bezpieczeństwa i ochrony danych,
- używać sprzętu zgodnie z jego przeznaczeniem,
- chronić przekazane materiały i informacje poufne,
- potwierdzać obecność w pracy według ustalonych zasad (np. za pomocą systemu elektronicznego).
Kodeks pracy pozwala również na kontrolę pracownika zdalnego – pod warunkiem, że odbywa się ona w sposób nienaruszający prywatności. Pracodawca nie może wchodzić do mieszkania pracownika bez zgody ani żądać nieuzasadnionych danych o jego życiu osobistym.
Ochrona danych i bezpieczeństwo pracy zdalnej
Jednym z aspektów pracy zdalnej jest ochrona danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa. Pracodawca musi opracować zasady bezpiecznego przetwarzania informacji – szczególnie gdy pracownik korzysta z prywatnych urządzeń lub łączy się z siecią spoza biura. Wymaga to wdrożenia polityki bezpieczeństwa i szkolenia z zakresu RODO. Pracownik powinien być poinformowany, jakie dane może przetwarzać, jakie nośniki stosować i w jaki sposób zabezpieczać sprzęt przed dostępem osób trzecich. Zaniedbania w tym zakresie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
Kontrola i odpowiedzialność
Kodeks pracy pozwala pracodawcy na kontrolę wykonywania obowiązków w miejscu pracy zdalnej, jednak kontrola ta musi być przeprowadzona w sposób, który nie narusza prywatności pracownika ani jego rodziny. Pracodawca może skontrolować sposób wykonywania pracy, wykorzystanie sprzętu oraz przestrzeganie zasad BHP i ochrony danych.
Jeśli pracownik narusza ustalone reguły – np. korzysta ze służbowego sprzętu do celów prywatnych, udostępnia dane osobom trzecim lub odmawia współpracy przy kontroli – może ponieść odpowiedzialność porządkową lub nawet dyscyplinarną.
Podsumowanie
Nowe przepisy o pracy zdalnej w Kodeksie pracy uporządkowały wiele kwestii, które przez lata budziły wątpliwości. Jednocześnie wprowadziły po stronie pracodawców i pracowników szereg obowiązków – od zapewnienia odpowiedniego sprzętu, przez ochronę danych, po przestrzeganie zasad BHP w miejscu pracy zdalnej. Dla pracodawców to konieczność dostosowania regulaminów, polityk bezpieczeństwa i sposobu ewidencji pracy. Dla pracowników – obowiązek rzetelnego wykonywania obowiązków i dbania o powierzony sprzęt.
Właściwe wdrożenie zasad pracy zdalnej wymaga znajomości przepisów i praktyki ich stosowania. Dlatego warto skorzystać z pomocy specjalisty – adwokat Pułtusk doradzi, jak prawidłowo uregulować kwestie pracy zdalnej w firmie, przygotować regulamin, zabezpieczyć dane oraz uniknąć konfliktów wynikających z błędnej interpretacji przepisów. Praca zdalna to przyszłość rynku pracy – ale tylko wtedy, gdy obie strony znają swoje prawa i obowiązki. Skorzystaj z pomocy prawników specjalizujących się w prawie pracy i odwiedź stronę Jabłońska Jabłoński Adwokaci i zadbaj o fundamenty prawne pracy zdalnej w Twojej firmie.
