Chyba każdemu dorosłemu zdarzało się pisać do urzędu pismo w jakiejś sprawie, podanie, wniosek czy oświadczenie. Stajemy się wtedy petentem, choć wielu z nas irytuje to określenie, kojarzone z PRL-em. O mieszkańcu pukającym do drzwi urzędu mówi się też "interesant" albo "klient". Hasło "petent" wydaje się usprawiedliwione, łacińskie słowo petere oznacza prosić, żądać, wymagać. Klient powszechnie kojarzy się bardziej z kupującym w sklepie. Jednak wiele osób, stawiając na nowoczesność i otwartość w urzędach, upiera się właśnie przy nazywaniu osób załatwiających sprawy w urzędach klientami. Pomyślmy... do wielu urzędów takie nazewnictwo chyba pasuje, bo historyczne znaczenie słowa klient brzmi: "ubogi człowiek uzależniony od swojego patrona" (cytat z wikisłownika).
Tak czy inaczej, od czasu do czasu piszemy do urzędu pisma lub przychodzimy osobiście załatwić sprawę. I właściwie zawsze, w urzędowych odpowiedziach i w urzędniczych wyjaśnieniach słyszymy o "kpa", czyli o przepisach kodeksu postępowania administracyjnego. Oczywiście mało który mieszkaniec zna przepisy tego kodeksu i na szczęście ta niewiedza nie jest zbrodnią. Co więcej, autorzy kodeksu tak formułowali prawo, aby było przyjazne dla obywateli i uwzględniało brak znajomości przepisów. Jednak ta otwartość przepisów administracyjnych oparta jest na urzędnikach. Czyli: nie przejmuj się petencie – urzędnik zna przepisy i poprowadzi cię przez urzędowe wyboje. No właśnie.... czy urzędnicy znają przepisy kpa?
LEKCJA 1. Niewłaściwie skierowane pismo.
Nasza redakcja od czasu do czasu pisemnie prosi różne urzędy o informacje czy wyjaśnienia, potrzebne do naszych artykułów. Nie ma co ukrywać – bywa, że czekamy na odpowiedź miesiącami – ale to będzie tematem jednej z kolejnych lekcji. Ostatnio przesłaliśmy do jednego z naszych urzędów gmin list z konkretnymi pytaniami, do wydziału, który wydawał się właściwy. Po tygodniach oczekiwania zaczęliśmy się upominać telefonicznie – urzędniczka kierująca tym wydziałem uznała, że mail wysłany przez Redakcję Tygodnika Pułtuskiego mógł "trafić do spamu" (dla niewtajemniczonych: to taka osobna przegródka na niechciane lub podejrzane listy w systemie elektronicznej poczty). Urzędniczka obiecała, że sprawdzi pocztę, bo naszych pytań nie otrzymała.
Po określeniu czego dotyczyły, wyjaśniła nam, że niestety jej wydział w urzędzie miasta nie odpowie na nasze pytania, bo nie mają pełnej wiedzy, zatem redakcja musi to pismo przesłać do "właściwego" urzędu, czyli do Starostwa Powiatowego. Tak też zrobiliśmy – jednak pozostaje pytanie: czy urzędniczka postąpiła właściwie?
Odpowiedź jest oczywista, jednoznaczna i wprost zapisana w kodeksie postępowania administracyjnego:
art. 65. § 1. Jeżeli organ administracji publicznej, do którego podanie wniesiono, jest niewłaściwy w sprawie, niezwłocznie przekazuje je do organu właściwego, zawiadamiając jednocześnie o tym wnoszącego podanie. Zawiadomienie o przekazaniu powinno zawierać uzasadnienie.
Zatem lekcja pierwsza do Ciebie, miły czytelniku jest następująca: jeśli skierujesz do urzędu pismo i okaże się, że "to nie ten wydział" albo "to niewłaściwy urząd", to pamiętaj, że urzędnik, który dostał Twoje pismo na biurko, ma prawny obowiązek przesłać je do "właściwego" urzędu – a Ty dostaniesz pisemne powiadomienie, dokąd je przekierowano. Pani kierowniczka z naszej opowiastki nie zna tego przepisu kpa, lub co gorsza – zna, ale nie stosuje.
LEKCJA 2: Szczęśliwi czasu nie liczą....
Zajmiemy się bardzo istotną kwestią: terminów na załatwienie sprawy. Dla zilustrowania problemu posłużymy się, jak poprzednio, doświadczeniami naszej Redakcji. Wysyłamy pisma z pytaniami do urzędów dość często, przy czym "urząd" to nie tylko Urząd Miasta czy Starostwo Powiatowe, ale także inne "jednostki budżetowe", funkcjonujące w oparciu o publiczne finansowanie, jak choćby Zarząd Dróg Powiatowych czy nasza powiatowa Policja. Po wielu latach mamy swoje przemyślenia i doświadczenia, wiemy czego możemy się spodziewać po różnych urzędach. Niestety bardzo często wszelkie terminy przewidziane kodeksem administracyjnym są niezachowywane przez urzędników. Bywa, że po upływie kilku miesięcy dopominamy się o odpowiedź, a i wtedy nie jest łatwo. Możemy się jedynie domyślać, jak urzędnicy traktują mieszkańców w kwestii dochowywania terminów, skoro nasza redakcja potyka się co i rusz o dramatyczną nieterminowość urzędów. Gdyby była możliwość, zrobienia szybkiej ankiety wśród urzędników, aby bez zaglądania do słynnego "kpa" odpowiedzieli na proste pytanie: ile czasu ma urząd na załatwienie sprawy? Gwarantuję, że ogromna większość (i to nie tylko w pułtuskich urzędach....) odpowie: 30 dni! I tu, niestety, jest istota problemu nieznajomości przepisów kodeksu.
Kodeks postępowania administracyjnego wskazuje urzędnikom konkretne obowiązki co do terminów: art. 35. § 1. Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy
bez zbędnej zwłoki.
§ 2. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.
§ 3.
Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca , a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.
§ 3a.
Załatwienie sprawy w postępowaniu uproszczonym powinno nastąpić niezwłocznie , nie później niż w terminie miesiąca od dnia wszczęcia postępowania.
Art. 36. § 1. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny (podkreślenia redakcji)
W ogromnej większości przypadków, zwłaszcza tych prostszych spraw urzędowych, odpowiedź na pytanie "ile czasu ma urząd na załatwienie sprawy" brzmi: NIEZWŁOCZNIE! Jeśli urzędnik twierdzi, że "kpa przewiduje 30 dni" to jest co najmniej nieprecyzyjny – bo ten urzędniczy "miesiąc na odpowiedź" dotyczy jedynie złożonych spraw, wymagających uzyskania dodatkowych wyjaśnień. Niestety urzędnicy często do wszystkich spraw przykładają tą samą miarę. W efekcie powstają gorzkie anegdoty – jak choćby o petencie, który zapytał w urzędzie która jest godzina i usłyszał, że powinien napisać pismo, a urząd odpowie w ciągu miesiąca....
Od 1 lipca 2021r. wejdą w życie zmiany przepisów w kwestii terminów, co niestety nieco "rozmydli" możliwości upominania się o sprawne działania urzędów. Wtedy zapewne wrócimy do sprawy w publikacjach naszego Tygodnika. LEKCJA 3 Ja tu nie jestem od wyjaśniania! Kolejna, trzecia lekcja w ramach "KPU", czyli kursu postępowania z urzędami, będzie dotyczyła kwestii bardzo istotnej, wręcz generalnej. Chodzi mianowicie o to, że zwykły człowiek najczęściej nie zna przepisów administracyjnych, zwłaszcza, że nasz kodeks administracyjny tylko pozornie jest przejrzysty i jednoznaczny. Tymczasem mamy gąszcz przepisów, często zawiłych, nieprecyzyjnych i dających możliwość uznaniowego ich interpretowania przez urzędników. A urzędnicy w rozmowach z interesantami często odnoszą się do kodeksu postępowania administracyjnego, rzucając na lewo i prawo, że "kpa to, kpa tamto", nie powołując się przy tym na konkretne brzmienie przepisów. Hasło "kpa" często staje się takim urzędniczym zaklęciem, które powoduje, że petent przestaje upominać się o swoje racje, bo sam nie zna prawa administracyjnego, zatem zakłada, że może się mylić, a urzędnik z pewnością ten mityczny kodeks administracyjny ma w jednym paluszku, zatem to urzędnik ma rację... Jak wspominaliśmy przy okazji pierwszej z naszych lekcji, ustawodawca sformułował prawo administracyjne tak, aby uwzględniało ewentualną niewiedzę prawną obywateli - i było przyjazne. Powtórzymy jeszcze raz uproszczone założenie: urzędnik zna przepisy i poprowadzi obywatela w korzystnym dla tego obywatela kierunku. Prawda, jak to obiecująco brzmi?
Rzeczywistość bywa niestety inna. Wielu czytających ten felieton zapewne przypomni sobie jakąś własną, słowną potyczkę z urzędnikiem, który upierał się przy swoim stanowisku, bez wchodzenia w szczegóły, bez podania przejrzystego wyjaśnienia. Albo sytuację, w której okazało się, że czegoś nie wiedzieliśmy, że coś nam umknęło – bo urząd nas po prostu nie poinformował. Co więcej, niekiedy można wtedy usłyszeć od urzędnika, zasadnicze stwierdzenie: "ja tu nie jestem od informowania i udzielania wyjaśnień!" Kodeks postępowania administracyjnego, ten słynny "kpa" na który urzędnicy tak chętnie się powołują, podaje wprost:
art. 9. Organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. (podkreślenie red.)
Niczego tu już nie trzeba dodatkowo wyjaśniać. Wszystko wydaje się oczywiste. Pamiętajmy jednak, że urząd to nie punkt informacyjny. Urząd ma działać w interesie społecznym i w interesie każdego z nas. Ma obowiązek informować strony tak, aby wszystko było zrozumiałe i aby nikt nie czuł się wyprowadzony w pole. Urzędnicy mają obowiązek sprawnego, rzetelnego i dogłębnego rozpoznania sprawy. Tak, by nic nie dawało powodów do wątpliwości. To też zostało ujęte w kodeksie:
art. 7. W toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności, z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli.
Pamiętajmy też, że nie zawsze mamy rację – zatem jeśli sprawa przybierze niekorzystny dla nas obrót, to należą nam się klarowne wyjaśnienia, zrozumiałe dla "zwykłego człowieka". A jeśli generalnie nie wiemy, co i jak należy zrobić we własnej sprawie, bo brakuje nam wiedzy prawnej, to należy się udać do punktu darmowej pomocy prawnej. Informacje o NPP, czyli nieodpłatnej pomocy prawnej, zarówno na terenie Pułtuska jaki i gmin naszego powiatu znajdziecie Państwo na stronie internetowej powiatpultuski.pl lub telefonując do naszego starostwa.
